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30過ぎの一般事務職(男)の日々雑感

30を過ぎ、未だに一般事務(書類整理、エクセルへのデータ入力など)の仕事しか経験したことないけど、人生何とかなるもんだ、的なブログ。

素晴らしい議事録を書く為のたった2つのコツ

だいぶ更新が滞っていました。

あんまり精神的に余裕がなくなると人間てダメだね。
今は落ち着いたので、またブログ執筆続けたいと思います。

というか、早いとこiPhoneに変えて、移動時間を執筆時間に当てれるようにしたいっす。今週末機種変しようかなあ。。。

さて、今回は議事録の書き方のコツについて。
というか、議事録なんて久々に書いたので、どうやって書けばいいんだっけ?てなことを備忘録的に記載します。めっちゃ修正されるかと思ったけど、あんまり修正無くてよかった。。。

1.内容はカテゴリ別に書く!


当たり前過ぎてそんなの今更書くなよ、といわれそうですが、これは意外と大事です。
定例の会議ならともかく、突発的な打ち合せや、商談なんかだと、事前に決めた通りに会議が進まないのは当たり前です。

例えばA、B、Cという議題をあらかじめ用意して会議に臨みます。
奇麗に

「ではまずはAについて、、、続いてBについて、、、」

となれば良いんですけど大抵の場合例えばAについて話していても

「いや、それよりも問題はCの○○ですよね?」
「そういえばさっきのBについてだけど、あの点はどうだったけ?」

と、議論がいろんな方向に飛び散るのが当たり前です。

それをそのまま議事録にまとめようとすると、書いている本人も「で、結局この会議は何についての会議だっけ?」となってしまいます。もちろん会議に出席してない人からすれば、なおさら何を話し合ったかなんてわかりっこありません。

そうではなくて、この時の話題はAについてだったな。
ここでBに戻ったな、と議論の内容をカテゴリ別に分けて、そのカテゴリ事に内容をまとめると、後から見返してもスッキリ分かりやすい議事録を作ることができます。

2.議論のレベルをあわせる!

さて、カテゴリ別に内容を分けたら、今度はその議論のレベル感を統一させます。
1.で行ったことが大フォルダ分けだとしたら、2.ではそれをさらに小フォルダに分類します。

例えばAが「エリア別の売上推移」についての議題だとしたら、Aで話し合われたのは「a地区での昨年の売上と今年の売上の比較、b地区での、、、」だとします。

そしてさらに「a地区では問題なく売上が伸びているが、c地区では昨年比20%減です。その原因を分析すると、c-1、c-2、c-3の3つが考えられます」

となったとします。そうなった場合、Aの議論についての分類の仕方はこうなります。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
A.エリア別の売上推移
 1.a地区の売上推移.
 2.b地区の売上推移.
 3.c地区の売上推移.

   3−1.現状:昨年比20%の売上減少
   3−2.c地区での売上低迷の原因
     3-2-1.●●
     3-2-2.■■

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

C地区の議題だけ、他の地区とは違い、議論が1段階深い階層まで行われているのが分かると思います。
この議事録を、会議に出席していない人が見ると「ああ、C地区の売上が落ちていて、その点について時間を割いて議論したんだな」ということがわかります。

ここで重要なのは、議論のレベルをあわせることです。
C地区での売上低迷という議題が出たときに、その議題を「エリア別の売上推移」と同レベルのものとしたらどうでしょうか?

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
A.エリア別の売上推移

 1.a地区の売上推移.
 2.b地区の売上推移.
 3.c地区の売上推移.
 4.現状:昨年比20%の売上減少
 5.c地区での売上低迷の原因
 6.●●
 7.■■

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

なんだかとたんに分かりづらくなりませんか?
本来なら3.の議論の詳細である4〜7の議論が、まるで別の議題であるような印象を受けてしまいます。

これでは何がその議題の重要ポイントだったのかがぼやけてしまいます。
重要な議題ほど、階層が深くなりますし、後から見返したときも「あの会議で一番のポイントってなんだったけ?」ってことが分かりやすくなります。
議論のレベルをあわせることは、非常に重要です。

まあ、大体こんなところでしょうか。あとは「議事録は可能な限りその日中に書き上げる」「上司のチェックを早めに受ける」といったところでしょうか。

忙しい業務の中で、何の為に議事録なんて書いてるんだろうと思うことも多いと思います(僕も気持ちは一緒です)。でも、どうせやらなきゃならないことだったら、アウトプットの練習の良い機会だと思って取り組んでみてはいかがでしょうか?

執筆時間:40分 文字数:1,845文字

下記は、議事録に関わらず、論理的な文書の書き方が書かれている良書です。あのちきりんさんもおススメしているのですが、ぜひ一読することをおススメします!
 

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

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