読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

30過ぎの一般事務職(男)の日々雑感

30を過ぎ、未だに一般事務(書類整理、エクセルへのデータ入力など)の仕事しか経験したことないけど、人生何とかなるもんだ、的なブログ。

【仕事の気付き】色んな仕事を同時にこなせる、マルチタスクスキルを身につけろ!【その6】

どうも皆さん、おはこんばんにちは。

 

色気を出してアドセンスをブログに貼付けたのがいけなかったのでしょうか?

少しブログのPV数が減少したように思います。

 

まあ元々のアクセス数がたいしたこと無いので、それほど影響は無いのですが、それでもやはりせっかくブログをアップした日のPV数が今までよりも減っちゃうと、ちょっと落ち込んでしまいますね。まあ、落ち込んでいる暇もないほど忙しかったのですが。

 

多くの企業にとって、3月が期末であるように、僕の会社も1年の総決算ということで、バックオフィス系の人たちはヒイヒイ言っております。僕にとっては明日が山場。早く終わらせたいものです。

 

さて、今までの【仕事の気付き】エントリは下記の通りです。

 

今回はベーシックスキルの3つ目「マルチタスクスキル」について。一般事務の仕事でどうやってそのスキルを身につけることができるのか?をみていきたいと思います。

 

一般事務員の仕事は、大きく分けて以下の4つに分類できます

 

・その日やらなければならない定常業務
・営業マンから依頼された突発的な業務
・他部署の人からお願いされた突発業務
・トラブル対応

 

毎日一個ずつならいいのですが、そんなことは当然なくて、いつも同時多発的にこれらの業務に取り組まなければなりません。

 

「断る力」なんて本が一時流行りましたが(読んでいない)、僕らのように、会社のヒエラルキーで底辺に属している人種にとって(僕は契約社員)、「だが断る」なんてことは決して言えません。そんなこと言った日には、首が飛んでしまいます。

断る力 (文春新書)

断る力 (文春新書)

 

たちの悪いことに、あなたに仕事を振ってくる人は、あなたの現状なんて気にもかけません。お昼ご飯を食べている最中であろうと、平気であなたに仕事を振ってきます(毎日体験済)。しかも大体が「今すぐやって!至急!!」といったものです。いえ、そんなことは言われなくても、あなたは今すぐ、お昼ご飯を食べることを中断してでも、依頼者の仕事をこなさなければいけません。

 

もちろん断ることなんてできないから、どんどんと本業ではない仕事があなたの元に溜まっていきます。

 

そんな仕事に優先順位をつけ、本当に今すぐやらなければならないものは何か?を間違うこと無く選択し、そうでないものは依頼者に交渉することで、ちょっと締切を伸ばしてもらわなければなりません。

 

そんなの他の仕事に就いている人も当たり前のことだよ?と思う人もいるかと思いますが、一般事務職とその他業務の人では、同時かかえる仕事に決定的な違いあります。それは「仕事の多様性」です。

 

例えばあなたが営業ならば、同時に抱える仕事は「クライアント関係」のモノがほとんどだと思います。また、あなたがシステムエンジニアだとするなら同時に抱える案件は「何かシステムに関係すること」に違いありません。法務だったら契約関係や、コンプライアンス関係などが主に関わる仕事でしょう。

 

飲食店に例えるなら、ラーメン専門店か、カレー専門店か、寿司屋か高級フレンチか、といったようなもの。ラーメン屋で扱うメニューは醤油ラーメンか味噌ラーメンか塩ラーメンか、はたまたつけ麺かといった感じで、まさかそこで軍艦巻きが出てくるなんて思う人はいないでしょう?そして、ラーメン屋さんにお寿司を握る技術はありません。でも、それを責める人はいないでしょう。ラーメン屋さんは、おいしいラーメンが作れればそれでよく、お寿司が握れないからといって、だれも彼に文句は言いません。

 

 

でもね、僕たち一般事務はそうはいきません。同時に抱える仕事がバリエーションに富みすぎて、本当の意味でのスケジュール管理能力がないと、全ての業務をきちんとさばくことはできません。

 

おいしいラーメンが作れるのは当たり前、鮨だってある程度のレベルで握れなきゃならないし、ワインに対する造詣が求められることもあります。

 

とにかくあらゆる種類の業務がごちゃごちゃとあなたの身に降り掛かってきます。

 

まあ、その分一つ一つの求められるレベル感は決して高くはないんだけれど、それでもあらゆることに通じている必要があります。その結果器用貧乏になっちゃうのが困るところなんだけれど、それでもあらゆる種類の仕事を同時に抱えて、それをそつなくこなす為には、圧倒的なマルチタスクスキルが求められます。

 

他の部署の人は、そんなにマルチタスクスキルが無くても「しょうがないな」で住まされるけど、僕たち一般事務の人には、同時に色んな仕事をこなすマルチタスクスキルは、必ず身につけなければならないスキルです。

 

なぜなら僕らは会社のヒエラルキーでは一番下っ端であり(ただし、それはあくまで一般事務という職業がそうなだけで、けっしてあなたや私の人間性や能力が一番劣っているということを指しているわけではない。むしろこのブログの読者の人は、そういった現状をなんとか打破したいと考えている人だろうし、そういうスピリッツを持っている人が、そうでない人より劣っているなんてことは、絶対にない。無いと信じて僕はブログを書いている)、頼まれた仕事は無条件にこなして当たり前の存在だからだ。

 

自分たちのことは棚に上げ、周囲の人は、とにかくあなたが締切を守らないことを許さない。忙しいからなんて言い訳は決して通用しない。だから、与えられた多種多様の雑用を、一般事務の人は完璧なスケジューリングのもと、きちんと期日までにこなさなければならない。どの仕事が、今どういう状況で、それはいつまでにどんな状態にしなければならないのか?

 

常に色んな部署の人から仕事を依頼される中で、僕らのマルチタスクスキルは、嫌が上でも向上していくだろう。

 

例えばOutlookのスケジュール機能を使ったり、エクセルに毎日のToDoリストを作ったり、カレンダーにその日やることを書き込んだりといった様々な工夫をこなすことの重要性を理解している一般事務員の皆さん。それ、意外とできている人いないし、そのスキルはこれからどんな仕事をする上でも、とても大事なモノになってくるでしょう。

 

周りがあなたを侮っている間に、どんどんベーシックスキルを高め、これからの市場で勝ち残る為の力を蓄えていきましょうね。