30過ぎの一般事務職(男)の日々雑感

30を過ぎ、未だに一般事務(書類整理、エクセルへのデータ入力など)の仕事しか経験したことないけど、人生何とかなるもんだ、的なブログ。

【仕事の気付き】一般事務の仕事から見えてくるもの「構造的に物事を捉える視点」【その7】

更新が滞っておりました。

 

社会人ブロガーは、どうしても本業の忙しさに反比例して、更新頻度が減ってしまいますね。まあそのへんはあんまり難しく考えず、無理のないペースで更新していければと思います。健康な体あってのブログですから。締切もないし。

 

さて、本日は現在このブログのメインテーマの一つ、【仕事の気付き】シリーズ第7弾です。

 

今日は一般事務職の仕事は「構造的に物事を捉える視点を身につける」のに役立つということを、述べていこうと思います。

 

例えば営業が使用する資料の作成を通して、どういった商品が売られているのか?その商品の魅力は何で、どういったクライアントを対象にしているのか?がわかるようになる。また、営業マンの担当クライアントを自然と覚えるので、業界の知識も身に付く。

 

他にも、契約書の作成や、見積書や請求書の発行手続きを依頼されるので、その手の書類はどういった情報がないと行けないのか?また、会社の印鑑が必要なのか?といったことを総務や法務の専門部署に尋ねる機会が増えるので、書類関係にちょっとだけ詳しくなります。

 

その他、支払業務や、売掛金の入金確認なども重要な仕事であり、そういったお金回りの業務を行うことで、自社の経理と関わる機会も自然と増え、経理の知識もある程度身に付けられます。


プリンターなどの備品やPCの不具合が生じた場合も、なぜか原因解明を迫られるので、システム部門ともやり取りが増えて、ちょっとした不具合なら自力で直せるようになります。

 

そしてそういった業務を通じて、関連部署の人との交流が生まれます。

 

それによって、横の部署のつながりが見えて、自分の会社がどうやって回っているのかがわかるようになります。


自分の仕事が他のどの部署とどういう風にリンクしているのか?がわかると、仕事に対する理解が深まって、自然と俯瞰的に物事を見るクセが身に付きます。

あ、この書類はこういった関係のものだから、あの部署にチェックを依頼しなきゃ、でもそうすると何日くらいみとかなきゃいけないから、すぐ取っ掛からないとな、とかね。

 

この「見通しを立てる力」ってのは、なかなかどうして大事な能力なんですよ。一般事務の仕事は、色んな部署の仕組みを理解すると、格段にやりやすくなります。

 

例えば営業マンに「これ、明日までにお願い!」て言われても「いや、それは会社のシステム的に無理っす」って言うこともできる。その時のポイントは「自分の能力のせいじゃなくって、この会社のどこどこの部門がポンコツだからです」って他の部署のせいにすること。

 

会社の仕組みをきちんと把握していれば、それが簡単にできます。もちろん、間に合わせられる方法がある時は、その方法をとりますよ。もちろん仕事なんですから。

 

できること、できないことが瞬時に判断できるようになるわけです。どの部署の、どの業務にどれだけ時間がかかって、それは交渉すればなんとかなるものなのか?仕組みとして無理なものなのか?がわかると、会社のシステムとしてのボトルネックもわかってきます。

 

「ああ、ここがダメなところなんだな。だったらそこに引っかからないように、こういう風にしないとな」みたいに考えられるようになるわけです。自分の仕事を、自分の部署の枠組みを超えて、より大きな視点で仕事ができるってことは、とても大きなアドバンテージだ。

 

そいういったスキルを一番学べるのは、会社内の色んな部署と関わりを持つ機会の多い、一般事務の仕事に他ならないんだよね。

あと、大体どの会社もバックオフィス系の仕組みは一緒だってのに気付くと、どこに行っても応用が利きます。
現に今の会社4社目だけど、わりとすんなり業務は覚えられました。

、、、てか、4社も渡り歩いて、ずっと一般事務の仕事かよ。

こりゃあいよいよ、伝統的な日本企業じゃ出世できないなーとぼんやり思う、あんちえいじゃーだったのです。

 

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