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30過ぎの一般事務職(男)の日々雑感

30を過ぎ、未だに一般事務(書類整理、エクセルへのデータ入力など)の仕事しか経験したことないけど、人生何とかなるもんだ、的なブログ。

【仕事の気付き】業務改善意識を持って仕事に取り組もう【その8】

久々の仕事の気付きシリーズです。

 

今回は、一般事務職の仕事から得られるスキルの3つ目、「業務改善意識」について説明したいと思います。

 

一般事務員は、多くの会社では一番下っ端の存在である。しかし、一番下っ端の存在であるが故に、一番広く会社の仕組みを見渡すことができるのもまた、一般事務員なのである。なぜなら僕らの仕事は全ての部署に横断的に関わるもの(雑用系)であることが多いからだ。

 

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広く会社の仕組みを見渡せるということは、各部署の繋がりを把握することができるということである。各部署の繋がりが見えると、どこにボトルネックがあるのかが分かるようになる。ボトルネックが分かれば、今度はそれをどうやったら解消できるか、といったことに思考を回すことができる。そこで思いついた改善案を、あなたは上司や関連部署の人間に提案すればいい。

 

仮に上手い方法が見つからなくても、問題点を指摘してあげれば、上司があなたの代わりに改善案を提案してくれるかもしれないし、他の部署の人に協力を仰いでくれるかもしれない。上司は積極的に活用しよう。それは決して悪いことではないのだから。

 

また、一般事務員というのは、主にトップダウン式に決まった業務の実行部隊になることが多い。そして、新しく始まった業務フローというのは、往々にして不備が見つかるものである。実際に業務を回しながら、見つかった問題点を改善していくのが仕事というものである。

 

さて、それでは実際の業務の問題点にいち早く気付くことができる人は一体誰だろうか?

 

もちろんそれは、業務の実行部隊である一般事務員である。「あれ?このやり方だとマズくね?」と気付いたことは、どんどん報告しよう。そして、できれば報告するだけでなく、改善案も一緒に持っていこう。具体的な業務の改善案を考えるのは、実は結構面倒くさいことだ。その面倒くさい部分をあなたが率先して行えば、あなたの評価は鰻のぼるであろう。もちろん、手柄は上司のものになるし、あなたのお給料があがることは決してない。でも、そんな手柄なんてあげてしまえばいい。それ以上に、「ボトルネックを解消した」という自信を得ることの方が、何よりも大事である。

 

そんなわけで、一般事務の仕事をしていると、業務改善を提案できる場面に頻繁に出くわすわけである。そのため、普段から意識的に仕事に取り組んでいれば、様々な改善案を提案し、社内での評価をあげることができる。

 

また、これは個人的な感想だが、業務改善に取り組むことで大なり小なり成果が目に見えて現れることはやっぱりうれしいし、自信へも繋がる。

 

それは営業部隊が大型受注を決めたりだとか、経理部門が何千万クラスのコスト削減に成功したりだとか、開発部が画期的な商品を開発したりだとかいった実績に比べれば微々たるものかもしれない。でも、それは確実に僕が自分の頭で考えて、行動して生み出した紛れもない成果である。

 

ちっぽけな一歩かもしれないけど、その小さな一歩が大事なんだ。ホリエモンも言っているけど、一足飛びに成功は得られない。小さな一歩を確実に積み重ねて、自分の求める人生を勝ち取ろうではないか。

大分時間が経ったけど以上3点

  1. どんな仕事にも役立つベーシックスキルが身に付くから
  2. 構造的に物事を捉える視点が身に付くから
  3. 業務改善意識が身に付くから

が僕が一般事務の仕事から得られるスキルだと思うし、この3つのスキルを身につけることができるからこそ、一般事務の仕事は取り組み方次第で、僕らの今後のビジネス人生を大きく変えることができるものだと信じている理由である。

 

なぜならこれらのスキルは、この先どんな仕事をする上でも確実に役立つとても強力なスキルだからだ。どうせ自分なんて、、、と腐って無思考に目の前の仕事をこなすだけか、それとも上記3つのスキルを上げるためにはどうすればいいのか?を考えながら仕事に取り組むか、明日からの行動を決めるのは他でもない、あなた自身である。