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30過ぎの一般事務職(男)の日々雑感

30を過ぎ、未だに一般事務(書類整理、エクセルへのデータ入力など)の仕事しか経験したことないけど、人生何とかなるもんだ、的なブログ。

【仕事の気付き】日々のメールで文章力を鍛えよう【その9】

プライベートだと、LINEとかを使う人が多くなったみたいだけれど、こと仕事において、メールは日常的なコミュニケーションツールのひとつである。

 

友人との連絡、携帯メール利用者が半数を割る……東京工科大の新入生調査 -INTERNET Watch

 

僕も一日に何通もメールを受信し、何通もメールを送信している。

 

普段何気なく送信しているメールに一工夫を加えることで、あなたはアウトプット力を劇的に、とはいかないまでも、少なくともそれを意識していない人たちよりは格段に良質なものにすることができる。

 

そう、メールのやり取りは、論理的な表現力を鍛える絶好のチャンスなのである。

といっても何も難しいテクニックがいる訳ではない。メールを送信する前に、ほんの少し構成を考えれば、それだけで十分メールは分かりやすくなり、かつあなたの論理表現力は大きく向上する。それでは具体的に何を意識すればいいのか、ひとつずつ見ていこう。

 

1.まずは結論から書こう

これは、ビジネスコミュニケーションの基本ですね。基本なんだけれど、なかなか上手くできないのがこれ。ちょっと周りの人の会話に耳を傾けると、できている人が少ないことに、あなたはすぐに気付くだろう。もちろん、僕も全然できていない。ちょっと油断すると、すぐに物事の背景からだらだらと話をはじめてしまう。これは、やっぱり普段から意識していないと、なかなか身に付かないスキルである。

だからこそ、メールの文章くらいはまず結論から書くことを心がけよう。

結論、というのは相手が求めている答えや、自分が相手に伝えたい、もしくはやって欲しいことである。

 

「このメールの目的は、あなたに◎◎してもらうことである」

 

ここを簡潔に書いてみよう。

 

その上で、なぜそうして欲しいのか?を順を追って書くのが、正しいビジネスメールの作法である。この点を意識するだけであなたのメールは今までよりもずっと簡潔で分かりやすいものになる。いや、割とマジでこれって意識してやらないと難しいんですよ。

 

2.箇条書きを駆使しよう

例えばアポの日程を調整する場合は、長々と文章を書くよりも、

「下記の日程でご都合のいい日を教えて下さい

・○日 13時〜

・△日 15時〜

・□日 終日可、、、」

といった感じで、箇条書きで用件を伝えた方が、シンプルで分かりやすい。長々と文章を書いていて、どうも要点を得ないなあと思ったら、思い切って箇条書きで書いてみることをおススメする。

 

3.テンプレートを上手く使おう

メールはあくまでコミュニケーションツールのひとつ。例えば上司への業務報告のメールのように、定期的に送る必要のあるものは、あらかじめテンプレートを作っておいて、そこに内容を当てはめるようにしよう。そうすれば、読む方も負担が減るし、あなたも他の業務にリソースを割くことができる。毎回一から作り直す必要は全くないのである。

 

4.添付ファイルを活用しよう

文章で表しにくいもの、箇条書きでも表現しづらいもの(例えば案内図)なんかは添付ファイルにして、本文は「詳細は添付ファイル参照」と言った風に簡潔に表すのもいい。

 

、、、とまあ、当たり前と言えば当たり前のことだけど、日々意識できているか?といったら意外とできていないことが多いのではないか?メールの送受信なんて日々のルーティンで、何となくこなしている人がほとんどだろう。

だからこそ、ちょっとだけ意識をすることで、大きく差を付けることができるのもまた、メール業務なのである。すぐに成果がでるようなことじゃないけれど、日々意識することで、確実に論理的な文章力は鍛えられる。どうせ毎日発生する業務なんだから、この機会を自分の能力向上の為に、最大限活かしてみてはいかがだろうか?

 

おかげで僕は最近、メールが分かりやすいと言われることが増えたし、上司への報告書などはほぼ修正無しで通せるようになってきた。仕事がなかなか思うように進まない原因の大半は、ちょっとした報告書やレポートを何度も何度も上司に修正させられることにあると言う人は、僕を含め多いのではないだろうか?

 

そういう人こそ、日々のメールにこだわって、アウトプット力の強化に努めることをおススメします。

 

さあ、そのメール、送信前にもう一度「本当にこれ以上分かりやすく書くことはできないのだろうか?」と考えてみよう。