30過ぎの一般事務職(男)の日々雑感

30を過ぎ、未だに一般事務(書類整理、エクセルへのデータ入力など)の仕事しか経験したことないけど、人生何とかなるもんだ、的なブログ。

【仕事の気付き】コミュニケーションギャップの主な原因は事象に対する認識の違いから【その10】

前回のブログでも書いたように、最近家でお酒を飲まなくなってから、ブログ執筆の意欲がワシワシと盛り上がってきました。あとTwitterでどうしょもないことを呟くようになってしまいましたね。インプットも前よりできるようになったので、やっぱりお酒はやめて正解でした。

 

そして、最近興味を持った分野のインプットが、恐らくこの週末にあらかた終わるので、今度はそれを元に何本かブログを書こうかと思っております。取り入れた知識を整理して、そこから何を思ったのか?なぜそう思ったのか?を分かりやすく面白く書けたらいいなと思います。これも訓練ですね。

 

さて、今日はこの前会社の会議に出ていてふと思ったことを。

 

人と仕事をしていて一番気をもむのは、なんといってもコミュニケーションだと思う。

 

自分ではこういう意図で伝えたのに、相手が全く違った解釈をしており、後々大きなトラブルに発展してしまった、と言ったことは、組織で働いたことのある人なら誰でも経験したことがあるだろう。

 

それほどまでに自分の意図を正確に相手に伝えることは難しい。

 

同じ日本語を話しているはずなのに、なぜこのようなコミュニケーションギャップが生じるのだろうか?

 

そのひとつの答えが、ある事象に対する、それぞれの認識の違い、である。

 

ここにAという事象が存在する。

 

ここでいう事象Aとは、鈴木君(仮)が毎週月曜日の午前中に佐藤さん(仮)に先週取り組んだ業務内容をメールで送る、といったものである。そのメールには、鈴木君が先週行ったことが曜日事に箇条書きで記されている。

 

鈴木君は、そのメールを単に先週行ったことを報告する為に送っている。

 

しかし、佐藤さんにとって、そのメールは鈴木君の先週のスケジュールを把握するためのみならず、その行動が果たして適切なものだったのかを吟味し、それを鈴木君にフィードバックするためのもの、という意味合いを持っていた。というか、そのためにメールを送るように指示をしたのである。

 

鈴木君は、単なる報告メールだから、行ったことを書き連ねているだけだが、佐藤さんが欲しい情報は、なぜその行動をとったのか?その行動から何を学んだのか?その行動をもとに、今後はどういう風に行動していくのか?といったことだ。

 

最初は頑張って鈴木君のメールから行動の意図を汲み取ろうとしていた佐藤さんだったが、あるときそれではどうしようもないと気付き、鈴木君を呼び出し、メールの書き方を指導することになった。

 

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何故こんなことが起きたのか。二人に話を聞くと、佐藤さんは鈴木君に「毎週月曜に先週行ったことをメールで報告しなさい」とだけ伝え、その意図を鈴木君にきちんと伝えなかったという。

鈴木君はそこに込められた佐藤さんの意図を汲み取れなかったし、なぜそんなメールを送る必要があるのかを疑問に思い、佐藤さんに尋ねることもしなかった。単に上司に言われたからそのメールを送っていただけであった(佐藤さんは鈴木君の上司)。

 

あなたはこのことについて今、どう思いましたか?

「しっかりとメールの意図を伝えなかった佐藤さんが悪い!」

「いや、そんなの説明しなくたって少し考えれば分かることだから、意図を理解できなかった鈴木君が悪い!」

「佐藤さんも確かに説明不足だったけど、きちんと確認をしなかった鈴木君も悪い。どっちもどっち」

大体の人が上記のどれかの感想を抱いたかと思います。

そして恐らく会社での自分の立場によって抱いた感想は違うと思います。

ほらね。

たったこれだけのことなのに、既にそれぞれが抱いた感想が違う。

そりゃあ、毎日たくさんの人とコミュニケーションをとりながら進める仕事において、コミュニケーションギャップが大きな問題になる訳だよなーと、改めて気付きました。

 

もうこればっかりは人が集まって仕事をする組織ではどうしうもないことなので、各人が普段から気をつけて仕事に当たるって以外、解決策はないよなーと思います。しっかりメモを取る。納得いくまで何度でも確認をする。面倒くさいけど、そういったことをさぼっちゃいけないよなーと改めて気を引き締め直したあんちえいじゃーでした。

 

早くそんな煩わしいことに悩まなくてもお金を稼げるようになりたいもんだぜ。全く。